В работе автопарка путевые листы являются узловым элементом. Маршрут, график, километраж содержат исчерпывающие данные о передвижениях водителей и связывают в единое целое все бизнес-процессы компании. Перевод путевых листов в электронный вид поможет принести ощутимые выгоды. О подробностях этих IT-инструментов в беседе с "Южным федеральным" рассказал основатель и руководитель IT-компании IN.TOP (производит оригинальный импортозамещающий софт, входящий в Единый реестр российского программного обеспечения) Михаил Плешанов.
Удобно, когда быстро
Он отметил, что электронный путевой лист - это не просто экран вместо бумаги и клавиши вместо ручки. В оцифрованном виде путевые листы автоматически передают данные в учетные системы 1С или SAP, упрощая труд бухгалтерии, однако основное преимущество заключается в другом. Ключевое слово здесь – интеграция. Электронные путевые листы интегрированы с топливными картами, сервисами геолокации и расчетом расхода топлива. В итоге водитель попадает под перекрестный контроль и расхождения между фактом и отчетностью сводятся к минимуму.
Электронные путевые листы сделают работу водителей и торговых представителей не только прозрачной, но и удобной. Будет виден не только пробег с точностью до метра, но и самый короткий путь от одного пункта назначения до другого. Согласовать и подписывать путевые листы тоже удобнее и быстрее в электронном виде. Удобнее как водителю, так и бухгалтерии.
Данные под замком
Вторая группа интеграций также завязана на путевых листах, однако она призвана ускорить бизнес-процессы компании. Интеграция с производственным календарем поможет упростить планирование загрузки автотранспорта. Например, если поездки повторяются из месяца в месяц, то системам автоматически перенесет их с рабочих дней прошлого месяца на рабочие дни текущего месяца. Перенос умный и автоматический.
Собеседник издания привел еще пример в работе с бухгалтерией. Наряду с автоматической передачей данных в 1C или SAP бухгалтеры получают в руки инструмент по контролю исполнительской дисциплины. Благодаря системе всегда видно, кто из водителей еще не заполнил путевые листы и не отправил отчетность. Когда счет водителей идет на сотни, то сложность системы не оставляет шансов на своевременность и отсутствие ошибок в водительском документообороте. С платформой же если ошибки и будут допущены, то они всегда могут быть исправлены. Потому что все отчетные данные в электронном виде и хранятся в облачном хранилище. По желанию копию можно хранить во внутренних системах компании.
Выигрыш во времени
По словам Плешанова, наиболее удобная интеграция - с CRM-системой. Например, медицинские представители должны отчитываться о визитах в такой системе, и заполнение путевых листов часто выглядит как выполнение двойной работы. Интеграция же позволяет автоматически переносить данные из CRM-системы в электронные путевые листы. То есть водителю или торговому представителю не приходится заполнять формы вручную. Интеграция с CRM не только удобная. Водители и торговые представители хорошо знают, что заполнение бумажных путевых листов – дело не быстрое. Заполняются они обычно в конце месяца за целый месяц и требуется на это шесть-семь часов. С электронными путевыми листами затраты времени сокращаются радикально – до 20-30 минут. Люди бизнеса знают, что время – деньги, а поэтому могут не только оценить такой выигрыш во времени, но и тут же пересчитать его на те самые деньги. А при интеграции с CRM-системой работа с путевыми листами и вовсе становится делом считанных минут.
Трудности перехода отпугивают многих. Ведь пройти переходный период придется уже сейчас, а начать получать выгоды можно будет только потом. Но, во-первых, игра стоит свеч, а во-вторых, не такие уж и трудности сулит переход. Два месяца, и система электронных путевых листов, интегрированная с пятью сервисами, готова.
Готовь сани летом
В вопросе перехода на электронные путевые листы есть еще один момент – курс государства на всеобщую цифровизацию. Так, 1 марта 2023 года вступил в силу приказ минтранса №390, разрешающий использовать электронные путевые листы. Документом также был пересмотрен ряд правил по их заполнению. Например, сведения о собственнике автомобиля вносить больше не нужно – данные о владельце заменила информация о предпринимателе или юридическом лице.
Новая порция изменений не заставила себя ждать. С 1 сентября того же года, к примеру, путевой лист можно оформить один сразу на несколько рейсов, если они состоялись в течение одного рабочего дня. Другое интересное нововведение – при предрейсовом и послерейсовом осмотре допускается применять телемедицинские технологии.
Использовать бумажные путевые листы или электронные – выбор пока что за организацией. Однако уже с 1 июня 2024 года электронный формат станет обязательным для компаний, причастных к обороту этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции. Поэтому высока вероятность, что такая же перспектива ожидает и остальные отрасли. Ждать, пока за новым цифровым продуктом выстроится очередь, или позаботиться о переходе на электронный формат заранее, стоит подумать уже сейчас.
Читать на "Южный федеральный"