Потеря контроля в бизнесе происходит чаще всего через мелкие, будничные и привычные действия, принятые решения по принципу «все так делают». О том, как избежать реализации такого сценария, рассказала консультант по вопросам экономической, налоговой, управленческой и имущественной безопасности., автор книги «Путеводитель по владельческому контролю над бизнесом. Диагностика» Оксана Лангольф.
В беседе с «Южным Федеральным» специалист рассказала о трех ошибках из 30 часто встречающихся, которые можно исключить уже сейчас и тем самым укрепить свой контроль над бизнесом.
Подпись. Если ваша компания состоит больше, чем из одного человека и вы директор своей компании, то этот пункт для вас крайне актуален, считает Лангольф. По ее словам, опасность представляет свободный доступ подчиненных или иных третьих лиц к подписи. Причем касается это не только рукописного варианта подписи, но и электронной – ЭЦП.
«Доказать, что подпись была сделана не вами лично ни в суде, ни в других инстанциях не получится», - напомнила Лангольф.
Следует раздать полномочия сотрудникам в рамках их функционала и зоны ответственности, рекомендует она. Подчиненные будут вдумчиво подходить к вопросу подписания документов, на которых будет значиться их подпись.
«Приобрести для своих сотрудников ЭЦП и выпустить на основании доверенности машиночитаемую (МЧД) с полным отражением всех полномочий и их ограничений», - советует консультант.
Автоматизация. Это означает, что все нюансы и тонкости бизнеса хранятся в голове у отдельно взятых сотрудников, что делает их для вас незаменимыми.
«Часто встречающаяся ситуация – человек не устраивает по тем или иным причинам, есть подозрения в хищениях или других неблагоприятных для бизнеса действиях, но продолжает работать в компании. Потому что заменить некем. Потому что только он знает, как вертятся все шестеренки вверенного ему участка работ», - рассуждает Лангольф.
В процессе автоматизации все «незаменимые» будут вынуждены делиться знаниями и тонкостями. И картина бизнеса складывается в единое полотно. В случае же, если ценными данными располагает и процессами руководит один сотрудник, со временем это может привести к краху. Либо с «незаменимым» человеком придется делиться доходом сверх его зарплаты, отметила специалист.
Информации много, данных нет. Если ваш учет строится исключительно на принципах распределения расходов на прямые и косвенные в бухгалтерском учете или МСФО, у вас нет шансов узнать реальные издержки на каждую единицу продукта, пояснила Лангольф.
«Пример – прибыльная компания решила наращивать объемы, сделала ставку на услугу с наивысшей, по их мнению, маржинальностью и улетела в глубокий минус. Убыток вместо прибыли. При анализе я показала владельцу все «мертвые зоны» их учета, достала из косвенных расходов, которые обычно размазывают ровным слоем по всему объему продаж, те расходы, которые прямо зависели от продукта или канала составила альтернативный отчет о прибылях и убытках и оказалось, что флагманский продукт имел минусовую маржинальность и до увеличения продаж. Этот убыток компенсировали другие, более маржинальные продукты. Но при кратном росте объемов, компенсация стала невозможной», - рассказала собеседница «ЮФ».
Хотите, чтобы ваш бизнес не приносил вам сюрпризов? Проведите качественный анализ всех расходов и затрат, разложите все то, что обычно считается в общей массе как косвенные или коммерческие расходы, на части. Препарируйте каждую цифру в своем бизнесе как лягушку. Вы считаете это для себя, а не для налоговой или банка, советует Лангольф.
«Если вы являетесь владельцем – ваша обязанность осуществлять свое владение максимально эффективно. Смотрите на бизнес целостно и помните, дьявол кроется в деталях», - заключила Оксана Лангольф.
Читать на "Южный федеральный"